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銷售環節需要注意的財務管理(2)

[ 07-12-20 10:47 ]  太平洋汽車網  來源: pcauto    責任編輯: chenmin

(4)發票與貨幣核對點

  發票與貨幣的核對實際上是銷售部門交來的銷售日報與出納部門匯總編制的每日收款報告的核對,但從根本上說仍是發票和貨幣的核對。核對的執行人是銷售會計人員或其他專設的稽核人員。

  發票與貨幣核對的具體步驟是:

  ①復核銷售部門交來的銷售日報及其所附的發票;檢查銷售日報上的數量金額與發票加總的數量金額是否一致。

  ②審核出納部門交來的每日收款報告及所附銀行回單或現金入庫(入本企業保險柜)單是否合法、真實、正確;檢查銀行回單或現金入庫單與收款報告的有關項目是否相符。

  ③最后將審核后的收款報告、銷售日報的有關數額相核對。

  (5)產品與發票核對點

  核對的執行人仍然是銷售會計人員或其他專設的稽核人。方法是:①先將倉庫交來的提貨聯與發貨日報表進行核對,檢查發貨日報表有關數字編制的正確性。

  ②再將發貨日報表的有關數量數據與銷售日報的有關數量數據相核對,以驗證產品發出的數量與銷售記賬的數量是否相符。

  ③必要時將門衛交回的出門證與銷售發票相核對。

  后邊這兩個核對點,是整個收入程序的關鍵控制點。發票與貨幣的核對,是保證帳款相符、揭露現金結算錯弊的關鍵;產品與發票的核對,是保證單單相符、帳實相符的重要環節。兩者缺一不可,如果缺少發票與貨幣的核對,則應該收進的款項是否全部收入,現金是否發生短缺或被截留等現象都很難發現并控制;如果缺少產品與發票的核對點,則實際收入與產品的實際發生是否一致,以及有無利用發票作弊,開出大頭小尾、上聯與下聯不一致的發票以及涂改發貨數量等問題,也很難被揭露和控制。

  因此,對于銷售會計來說,在銷售收入記賬前,認真進行上述兩項核對,是極其重要的。發票與貨幣、產品與發票不核對清楚,不能記賬。

  3、充實會計業務內容

  銷售業務人員在開發市嘗承攬合同時,遇到的用戶千差萬別,各有各自的特點,如有的用戶信譽很好,但合同需求量不大;有的用戶信用不好,但合同需求量很大;有的用戶前期信譽良好,但后期信譽大大下降等等,在對待各不同用戶貨款結算的政策上,需采取不同的辦法,這些以前都是沒有的。綜合起來,應充實的內容如下:(1)加強對用戶信用等級和考察評定。建立用戶檔案,針對用戶的訂貨量、存欠款、存欠料等具體情況,對用戶進行信用等級測定,可分為A、B、C、D、E五類等級。

  (2)對預收款比例的掌握控制。依據五個信用等級對用戶采取不同的預收款比例,按 100%、80%、60%、 40%、 20%等訂貨合同金額收預收款。

  (3)規范對用戶來料受托加工產品貨款和來料的清算。用戶來料加工的貨款和來料必須按所簽合同的執行情況隨進掌握,以避免以出欠款、欠料情況。

  (4)加大對用戶有老欠款又訂新合同貨款的控制。對歷史形成的老欠款用戶只要仍和企業有合同往來的,采取新訂合同貨款不能拖欠,老欠款慢慢歸還的辦法,一方面企業有了合同有了市場,另一方面,也避免老欠款成為呆壞帳,并可慢慢收回。

  (5)規范企業對有意墊資的新產品的貨款管理。企業開發研制的新產品為了搶占市嘗開發市場,而墊資推銷試用的產品,銷售財務必須有一套供需雙方簽訂的正式合同文本,以確保墊資的產品能最終收回貨款或收回產品樣本。

  按“專款專用”原則進行貨款結算。專款專用,是指銷售財務在按合同編號收到預收款后,分合同號登記帳薄,一款一用,直到合同執行完畢后結算時,按合同號結清預收款。這是企業財務結算中必須遵循的一項基本原則,也是保障企業利益,防止“死合同”給企業造成損失的重要措施之一。因此,企業應對此進行詳細研究,并根據企業實際情況,制定出“專款專用”管理辦法,并檢查督促,認真執行。筆者所在企業連續幾年來,堅持“專款專用”原則,基本上沒有造成合同執行完畢后無人要的“死合同”的情況發生。

  4、先審核,后核算,嚴格控制銷售費用根據銷售財務的工作流程,即:見到合同——收預收款——執行完畢——收齊貨款——填制記帳憑證——開發票——審核——發票交用戶提貨或通知鐵路發運——核算,審核崗位是銷售財務工作的“守門員”性質的崗位,它關系到貨款是否正確無誤收到、記帳科目是否合乎規定。此崗位的設立,很大程度上為銷售收入的實現、降低應收帳款金額提供了保障,要選擇責任心強、素質高、經驗豐富的人員負責此崗位。另外,對銷售費用等銷售產品發生的支出,也要經過審核后方可支出,從總體上保證銷售財務在貨款收入和銷售費用支出上按規定、按制度執行,杜絕或避免呆壞帳和不合理支出給企業造成損失的現象發生。

  5、加大清欠力度,減少呆壞帳損失

  計劃經濟時期形成的大量應收帳款中有相當一部分已經或將要成為呆壞帳,若不加大力度清理,必將給企業造成很大損失,筆者所在企業幾年來堅持上門催要、磨帳、以物抵債、新訂合同貨款不欠,老欠款慢慢還、運用法律等多種手段大力進行清欠,應收帳款由原來的2000多萬元降到目前的700萬元左右,為企業收回了大量資金,避免了損失o同時,在新的銷售業務往來中也不可避免地要形成呆帳,這些需要加大清欠力度,抽調專門人員負責此項工作。

  6、重視其它業務收入管理

  企業在銷售產品的同時,要相應地為用戶提供輔助性勞務和墊付產品的鐵路運費、汽車運費、保險費、包裝費等費用,還有對使用企業包裝周轉箱收周轉使用款、對超過合同約定提貨期的貨物收取一定的倉儲保管費等,這些收入也是企業收入的一個重要方面,是企業總收入的補充,也是對企業付出的部分補償,其他業務收入占產品銷售收入的l-3%,數額相當可觀,如果稍有不注意,將會造成應收的收入收不回來,使企業蒙受損失。因此,在銷售財務實際工作中,應改變過去只重視產品收人管理,忽視其他業務收入的做法,把其他業務收入提高到和產品收入同等重要的地位加以規范管理,保證每一筆其他業務收入按時收回。

  7、分析貨款回收好壞,為開發市場提供信息銷售財務應每月每季進行簡單和半年進行詳細的銷售資金回收情況分析,對合同執件中貨款回收、欠款清理、銷售費用等進行系統分析,并對高附加值高收入的產品,有市場開發潛力的產品提出意見,充分發揮銷售財務的作用,變“算死帳”為“算活帳”;為企業經營決策和開發市場提供信息。

  同時,財務人員也要和用戶建立良好的商業信譽關系,做到優質高效地服務市嘗服務用戶。

  銷售財務做為企業財務管理中的一個主要方面,其完善和發展同企業的管理水平、社會經濟環境緊密相關,應做為企業財務管理系統中的一個方面加以重視和研究,最大限度地發揮其作用,為企業生產經營做出應有的貢獻。

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